Wat is een intranet?
Een intranet is een intern platform dat speciaal ontwikkeld wordt om de interne communicatie en samenwerking binnen jouw bedrijf te verbeteren. Het fungeert als een digitale, centrale plek waar al jouw medewerkers toegang hebben tot belangrijke informatie, documenten en tools.
Met een intranet zorg je er dus voor dat jouw medewerkers efficiënt kunnen samenwerken, dat iedereen altijd over de juiste informatie beschikt, en dat communicatie soepel verloopt.
Het biedt tal van voordelen zoals een betere interne communicatie, gestructureerd documentbeheer en verhoogde samenwerking. Maar daar gaan we later wat dieper op in.
Is een intranet iets voor mijn bedrijf?
“Klinkt allemaal wel leuk, maar what’s in it for me? We hebben toch al e-mail en Teams, waarom zouden we nog een systeem laten bouwen voor interne communicatie?" Dat klopt. Als jij dit denkt, heb jij waarschijnlijk (nog) geen nood aan een intranetsysteem.
De belangrijkste functionaliteiten
Als je een intranet op maat laat maken, dan kan dit jouw veel voordelen opleveren. Welke dat zijn? Dat hangt eigenlijk rechtstreeks af van de functionaliteiten die je wilt laten integreren. We geven een overzicht van wat een intranet kan oplossen.
Interne communicatie verbeteren
Intra (net) -> intern. Het belangrijkste nut van een intranet is het verbeteren van interne communicatie. En dat kan breed gaan. Denk aan :
- Mededelingen of belangrijk nieuws,
- groepsdiscussies,
- updates over projecten,
- aankomende evenementen,
- fotoalbums,
- nieuwe collega’s / vertrekkende collega’s,
- verjaardagen,
- …
De lijst is eindeloos, maar het doel is om het team wat meer te betrekken bij alles wat er gebeurt. Zo is iedereen altijd perfect op de hoogte.
Centraal bestandsbeheer
Een veelvoorkomend probleem bij KMO’s is het beheer van documenten. Hoe vaak worden er verkeerde versies van contracten, offertes of presentaties doorgestuurd? Dit zorgt niet alleen voor verwarring, maar kan (in worst cases) zelfs leiden tot juridische problemen. #safetyfirst
Een intranet biedt een centraal systeem voor documentbeheer, waarbij versiecontrole ervoor zorgt dat je altijd de meest recente documenten bij de hand hebt. Nooit meer verwarring over welke versie correct is.
Veel bedrijven gebruiken Dropbox, Sharepoint, … ook goed! Kan je vaak zelfs integreren in je intranet! 😉
Wie is wie?
Bij grotere bedrijven – of bedrijvengroepen – kan het wel eens handig zijn om een lijstje te maken van de verschillende afdelingen (of bedrijven) met daarbij de collega’s. Een lijstje van:
- Functies
- Contactgegevens
- Verantwoordelijkheden
- …
Zo weet iedereen hoe en wie te bereiken. By the way, zet deze informatie ook in je onthaalbrochure.
Kennisdeling en opleidingen
We hadden het daarnet al over bestanden, maar een intranet kan verder gaan dan dat. Je kan het ook gebruiken om kennis te delen. Denk aan:
- Opleidingsmaterialen (of het nu gaat om video, pdf, toolboxen, …)
- Interne trainingen
- Cursussen
- E-books
- Interne notes
- …
Integratie met bestaande bedrijfsapplicaties
Je kan ook, indien van toepassing, je huidige ERP-of CRM systemen integreren met je intranet. Zo centraliseer je alle nodige data op één platform, zonder dat je verschillende tools door elkaar hoeft te gebruiken.
Tip: bouw dit stap voor stap uit.
Het bouwen van een intranet hoeft geen overweldigend project te zijn. Sterker nog, we raden aan om klein te beginnen en het platform stap voor stap uit te breiden.
Log-in voor jouw collega’s
Om je aan te melden op een intranet heb je een log-in nodig. Uiteraard. Je wilt je interne communicatie en bestanden niet publiek toereikbaar hebben. Het probleem bij veel (bouw)bedrijven is dat collega's (bij bouwbedrijven: arbeiders) vaak geen mailadressen hebben van het bedrijf zelf. Je kan dus geen professionele log-in maken.
Hiervoor werken we dan met een admin account die je zelf beheert. De admin kan accounts aanmaken (met gebruikersnaam i.p.v. mailadres), rechten toekennen en wachtwoorden beheren. Werknemers kunnen gemakkelijk inloggen zonder dat ze een persoonlijk mailadres nodig hebben.
Wachtwoord vergeten? Geen probleem. De admin kan snel nieuwe toegang verstrekken, zodat werknemers zonder vertraging aan de slag kunnen.
Een “wachtwoord vergeten” knop heeft dus geen nut. Maar dat kan je simpel oplossen met: “Wachtwoord vergeten? Geen probleem! Vraag even een nieuwe log-in van (persoon) bij HR.”
De voordelen van een intranet op maat
We zeiden het eerder al: de voordelen van een intranet op maat zijn bijna één op één gelinkt met de functionaliteiten die je integreert. De meest voorkomende voordelen zijn:
- Betere communicatie, omdat iedereen op de hoogte is.
- Betere productiviteit, omdat alles op één plek te vinden is.
- Tevreden collega’s, omdat ze meer betrokken worden.
