Website of webshop met ERP koppeling laten maken
Wil jij een website of webshop laten maken gekoppeld aan je ERP-systeem? We zien tegenwoordig meer en meer KMO’s op die kar springen, en dat kunnen we enkel en alleen maar aanmoedigen. Bedrijven die inzetten op digitalisatie, zullen daar snel de vruchten van plukken.
Disclaimer: wij zijn géén ERP-verdeler. Wij maken wél je website en de koppeling met jouw ERP.
Een korte introductie in ERP-systemen
Als je al een ERP-systeem hebt, of weet wat het is, dan kan je dit stuk even overslaan. Wil jij toch meer informatie over een ERP-systeem omdat je aan het twijfelen bent of dit je website beter kan maken, lees dan zeker even verder.
Wat is een ERP systeem?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. De resources zijn de middelen van een bedrijf. Denk hierbij niét aan financiële middelen. Het gaat ‘m hier over personeel, producten, voorraden, prijzen, …
En dat wordt allemaal in een software pakket gestoken. Bekende voorbeelden van ERP software zijn Exact Online, Visma, Odoo, Teamleader, Monday, Business Central, Adsolut…
MaesMedia is géén ERP-leverancier. Wij kunnen je wél helpen met de integratie van je ERP in je website. Zo kan jij je bedrijfsprocessen automatiseren, je foutenmarge verlagen en sneller werken.
Waarom zijn er zo veel verschillende ERP’s?
Omdat er ook zo veel verschillende types van bedrijven zijn. Elk systeem kan worden aangepast met modules die de verschillende afdelingen ondersteunen. Deze modules bestaan weer uit verschillende functionaliteiten per softwarepakket. Het is daarom van groot belang om de juiste ERP-aanbieder te vinden die de benodigde software kan leveren.
Opnieuw even aanhalen: wij zijn géén ERP-leverancier. Wij zijn de partij die jouw website maakt én de koppeling legt tussen jouw website en je ERP-systeem.
De voordelen van een ERP-systeem
Je hebt gigantisch veel informatie ter beschikking in je ERP. Allemaal gecentraliseerd ook. Hoe vervelend is het als je verschillende cijfers uit verschillende softwaresystemen moet vergelijken? Wat samen staat, is duidelijker.
Bovendien kan iedereen aan de informatie die voor hem of haar relevant is. De boekhouding kan aan alle facturen en creditnota’s, de magazijnier aan de pakbonnen en de financieel directeur aan alle omzetcijfers.
Bijkomend voordeel: je werkt steeds met real time gegevens. Zou nogal erg zijn, in de 21e eeuw, om nog te moeten wachten op data. Door alles op één plaats te zetten, wordt het ook gemakkelijker om dit te beveiligen. En da’s ook nogal belangrijk, in de 21e eeuw.
Wat zijn de voordelen van een website-integratie met een ERP?
Stel je voor dat je een webshop hebt en je wil al je producten erop zetten. Met een ERP-import kan dit in een handomdraai automatisch gebeuren, zonder dat je alles manueel hoeft in te voeren. Hierdoor bespaar je veel tijd, moeite én frustratie. Ga maar eens handmatig prijzen aanpassen als je een webshop hebt met duizenden producten.
En als je prijzen of nieuwe artikelen moet toevoegen, kan je dat gewoon updaten in het ERP-systeem en het wordt automatisch gesynchroniseerd met je webshop. Het is superhandig en bespaart je een hoop tijd en gedoe!
Maar ’t is meer dan enkel de tijdswinst die je bespaart. Het gaat een pak verder.
Een ERP-integratie zorgt ervoor dat jij als KMO veel efficiënter kan werken
- De efficiëntie van je dagelijkse taken stijgt enorm
- Real time voorraadbeheer
- Betere klantenservice: klanten kunnen (als we dat zo programmeren) hun producten, bestellingen, betalingen en verzendingen terugvinden.
- Geautomatiseerde boekhouding
- Geautomatiseerde marketing opvolging
- Snellere en betere rapportage
En dan hebben we het enkel over de voordelen van de integratie van je ERP met je website of webshop. De voordelen voor de bedrijfsvoering kon je hierboven lezen.
Voorbeeld ERP-koppeling: Wim Verhuur
Voor de koppeling werkten we samen met Wim Verhuur en hun IT-partner. Business Central (Of Navision, of Dynamics) stuurt alle productinformatie, veiligheidsvoorschriften, prijzen en eigenschappen naar ons CMS (Content Management Systeem).
Op deze manier hebben we altijd de meest recente informatie beschikbaar op de website. Deze synchronisatie werkt ’s nachts. Elke nacht kijken we na of er nieuwe producten, prijzen, foto’s, … beschikbaar zijn. Of dat er misschien producten zijn die we moeten verwijderen.
Nog enkele speciale zaken op dit verhuurplatform:
- Producten in de kijker
- Aanbevolen accessoires
- Synoniemen bij zoekopdrachten
- Opleidingen
- Wim ‘Vacatuur’
Hoeveel kost een website koppeling met ERP software?
Het is heel moeilijk om daar zo een antwoord op te geven, omdat er veel factoren zijn die een invloed hebben op de prijs.
Allereerst is het van belang om te weten hoe de ERP-software is opgebouwd, omdat hierin enorm veel verschil kan zitten. Maar ook: welke functionaliteiten moet je webshop hebben?
Wat moet je website of webshop kunnen?
Het lijkt misschien logisch: ‘ik wil producten kunnen verkopen’. Maar als je een ERP koppelt, dan kan je veel meer. Hierbij enkele vragen die je op weg zetten.
- Heb je staffelprijzen?
- Wil je kortingen geven aan specifieke klanten?
- Zijn er producten of categorieën waar je korting op wilt geven?
- Hoeveel productinformatie heb je beschikbaar?
- Zijn er productvarianten? Zo ja, staan die gekoppeld in je ERP?
- Hoe zijn je categorieën opgebouwd?
- Wat gebeurt er na een bestelling?
- ...
Stappenplan ERP-koppeling met website
Stap 1: kennismaking en bespreking
Als eerste stap zullen we met je bespreken welke gegevens je al hebt en wat het doel is van je website. Geen idee wat je wilt? Geen probleem, we hebben al veel koppelingen gemaakt en kunnen je zeker helpen.
Wij komen graag langs om je te leren kennen, je hangt ook zeker nog niet aan ons vast. Maar als je in een verkennende fase zit, is het misschien interessant om al te weten wat de mogelijkheden zijn.
Stap 2: ERP-integratie offerte op maat
Tijdens ons eerste gesprek stelden we veel vragen om te begrijpen wat je nodig hebt. We willen bijvoorbeeld weten welke kortingen, producten en bestellingen je hebt. Ook moeten we de flow van je webshop of website begrijpen.
Hoe verloopt het bestelproces en wat wil je automatiseren? Hoe meer informatie we hebben, hoe beter we kunnen inschatten wat er nodig is. In deze fase denken we graag met je mee en stellen we een voorstel op maat voor je op. Dit visuele voorstel en de bijhorende offerte zijn vrijblijvend.
Stap 3: We maken je website met ERP import
Als de offerte is goedgekeurd, kunnen we aan de slag met het bouwen van je website met de ERP koppeling. In’t algemeen is het stappenplan hetzelfde zoals bij onze andere websites.
- Onze designer gaat met jou in gesprek om te bespreken wat je mooi vindt en maakt een ontwerp in de huisstijl van jouw bedrijf. Bij het bovenstaande voorbeeld van Maes Vakhandel was dat makkelijk, want daar maakten we de huisstijl zelf.
- Onze copywriter schrijft pakkende teksten voor je website.
- Onze programmeurs zijn vooral bezig met meetings, data-analyse en uitvoering.
- Het grote verschil met ERP-koppelingen is dat onze programmeurs heel veel bezig zijn met…
Stap 4: Testen!
Bij het bouwen van jouw website met ERP import, nemen we testen heel serieus. Jij moet hierin ook een actieve rol spelen, en je collega’s ook laten testen.
We creëren een testomgeving waar jij zelfs enkele klanten toegang toe kunt geven, zodat zij kunnen bekijken hoe de website werkt en wat ze ervan vinden.
Het is wel belangrijk om te benadrukken dat deze fase behoorlijk wat tijd van jou kan vragen. We stellen veel vragen, er kunnen nog enkele dingen niet helemaal goed lopen en er moeten waarschijnlijk nog aanpassingen hier en daar worden gedaan. Maar dat is de uitdaging van zo’n koppeling: alles moet perfect zijn!
Stap 5: online zetten
Jij bent tevreden, wij zijn tevreden, iedereen is tevreden van de tests? Dan zetten we je website online! Dit doen we in samenwerking met je IT partner, die je ERP-programma’s beheert.
Stap 6: meten en bijsturen
Het online zetten van een website met een ERP koppeling is geen eenmalige aankoop, maar een proces. Net zoals jouw eigen ERP-omgeving heeft ook een webapplicatie continue monitoring, uitbreiding en bijsturing nodig. Zo kunnen we ervoor zorgen dat jouw klanten altijd de beste service krijgen.
We meten daarom hoe de website presteert en sturen bij waar nodig. Op die manier zorgen we ervoor dat de website optimaal blijft functioneren en je bedrijf blijft groeien.
Je kan ook bij ons terecht voor het promoten van je nieuwe platform, want wij zijn uiteraard ook een marketingbureau vol met advertising specialisten, copywriters, strategische marketeers en meer.
"Kan mijn ERP-programma gekoppeld worden aan een website?"
Dit kan je zelf relatief eenvoudig vinden door deze zoekopdracht te Googelen (vervang ‘ERP’ door jouw ERP-systeem): ERP API. Bijvoorbeeld: "Teamleader API'.
- Vind je een rare lijst met allemaal codes? Dan zit je waarschijnlijk juist.
- Vind je geen lijst? Zelfs dan is er een mogelijkheid dat je ERP-systeem toch koppelbaar is. Sommige ERP leveranciers houden die data liever achter gesloten deuren.
Mocht je niet zeker weten of deze mogelijkheid bestaat voor jouw ERP-systeem, dan kijken we het even voor je na.
Recente blogposts over webdesign voor ERP-integraties:
Efficiënter werken dankzij digitalisatie: 10 tips voor KMO’s
Hoeveel kost e-commerce op maat? De prijsfactoren uitgelegd
WISMO en andere customer support vragen: zo vermijd je ze
E-commerce in België: statistieken over het digitale landschap
Websites op maat van groothandels
