Marketing automation: zo doen we 't bij Maesmedia!

1. Wat is marketing automation?

Het simpele antwoord: het automatiseren van marketingacties (what's in a name?). Je gaat tijdrovende taken automatiseren, zodat je efficiënter kan werken aan iets anders. Denk bijvoorbeeld aan: 

• E-mails verzenden, vb. ‘ben je je winkelmandje vergeten?’  
• Facturen opvolgen
• Prospectie
• Rapportering
• Orderopvolging
• Track & trace
• ... 

2. Wat zijn de voordelen van marketing automation?

• Tijdsbesparing: en tijd is geld. Verlies geen tijd meer met processen die je kan automatiseren. 
• Betere targeting: je kan je automations gericht laten werken. 
• Hogere conversieratio: gerichte communicatie op het juiste moment zorgt voor extra verkoop.
• Betere customer experience: personalisatie, gerichte communicatie, … het leidt allemaal tot een betere ervaring bij je klanten.
• Sterker employer branding: je kan niet alleen je klanten targeten, ook je (toekomstige) collega's. 

3. Met welke tools kan je je marketing automatiseren?

Afhankelijk van wat je wilt automatiseren, kan je verschillende tools gebruiken. Zelf werken wij veel met:

• ActiveCampaign: dit helpt ons met het opvolgen van leads en offertes, zorgt voor een automatische opvolging tijdens marketingprojecten, houdt bij wie onze meest actieve klanten zijn, … (zie onderaan voor voorbeelden)
• Campaign Monitor: iets à la Mailchimp. Opstellen van automatische e- mailcampagnes en gerichte lijsten.
• Koppelingen tussen websites en ERP/CRM: Stop met de manuele input van producten, het overtypen van een bestelling in je ERP, het manueel aanmaken van een bestelbon. Wij zorgen ervoor dat je tijd hebt om je op je core business te focussen. 
• AI: we gebruiken veel AI om ideeën te bedenken, tekstueel en grafisch. 

4. Wanneer gebruik je marketing automation?

Als je een groot bedrijf bent met vele klanten, dan is marketing automation een must. Je kan niet iedereen één voor één gaan aanspreken of mailen. Je kan wel gerichte en gepersonaliseerde boodschappen en masse sturen.

Het wordt ook vaak gebruikt in de salesfunnel. Denk bijvoorbeeld aan gepersonaliseerde mails nadat iemand een offerte-aanvraag doet, of een opvolging na een offerte, of als remarketing. 

Waar bedrijven nog wat weinig op focussen, is het tevreden houden van bestaande klanten. Een automatische mail 2 weken na oplevering, een verjaardagsboodschap van de samenwerking na een maand, …

In functie van employer branding kan je hier ook veel mee. Je kan een heel onboarding stappenplan met mailings uitwerken. Het voorbeeld van MaesMedia zie je onderaan bij de voorbeelden.

5. Voorbeelden van marketing automation bij MaesMedia

5.1 Opvolging contactaanvraag

Wanneer iemand via onze contactpagina een contactformulier invult, gebeuren volgende zaken: 

• Link met Active campaign:  
  • Nieuw contact wordt aangemaakt met tag 'contact form' 
  • Wordt automatisch in de lijst van 'prospecten' gezet
• Link met Teamleader: hetzelfde als hierboven. 

Doordat het contact zowel in AC als TL staat, gaat alles daarna sneller. Het maken van offertes, het aanmaken van het contact, ... De opvolging doen we wel even manueel, omdat het eerste contact best persoonlijk is. De latere offerte-opvolging gebeurt, uiteraard, ook weer automatisch via Active Campaign. Lees ook onze blogpost over websites met een ERP-koppeling als je automatisatie interessant vindt. We schreven ook een blogpost over website integratie met Teamleader. 

5.2 Activiteit van huidige klanten meten 

In ActiveCampaign kan je punten bijhouden per contact. Dat geeft aan hoe interactief klanten omgaan met je website en mailings. Aan elke actie die je op de website kan doen, hebben we punten gelinkt. Op deze website krijg je punten wanneer je: 

• onze website bezoekt
• een klantencase leest
• een e-book download
• je inschrijft voor de nieuwsbrief
• het contactformulier invult 

Hetzelfde doen we bij onze mailings. Je krijgt punten wanneer je: 

• een mail geopend hebt
• op een link in de mail klikt
• de mail forward
• antwoord op de mail 

Afhankelijk van de actie en de frequentie ervan, moeten we dit op een andere manier opvangen. Eenmalige acties, zoals het invullen van een contactformulier, kan je meten via Active Campaign zelf. Wederkerige acties wil je optellen, dus doen we dit aan de hand van automations.

Zo kunnen we wie van onze klanten het meest betrokken is. En wie het minste. Zo kan je tal van automations schrijven die je iets laten weten wanneer klanten aan bepaalde scores en voorwaarden voldoen. Bijvoorbeeld: oude klanten die terug opeens actief worden, daar krijgen we een automatische melding van. Die contacteren we dan even manueel: "Hoe is het tegenwoordig bij jullie? Lang geleden!" 

5.3 Nieuwe website online

Spoiler alert! Als je bij ons momenteel een website laat maken, niet verder lezen. 😉 Dan is de verrassing al weg. 

Wanneer we in Teamleader een websiteproject afsluiten als afgewerkt, wordt in Active Campaign een mail automation gestart. Dan gebeurt het volgende. 

• De klant krijgt een tag 'websiteklant'. Als we binnenkort een mailing willen doen naar onze website klanten, dan krijgt deze klant ook de mails aan. 
• Er vertrekt een mail 'de website komt vandaag online' met een uitleg wat we doen. 
• Een dag later krijg je een vrolijke 'joepie!' mail om de klant proficiat te wensen met de nieuwe website. 

We gaan niet alles spoilen wat er gebeurt, er lezen klanten mee. Maar laten we zeggen dat we een traject hebben van meerdere jaren waarin we ook verjaardagskaartjes sturen naar de klant, vragen om een review te schrijven, een herinnering krijgen om even te bellen hoe alles loopt, ... 

5.4 Onboarding: maak van je nieuwe collega's meteen ambassadeurs  

Nog voor een nieuwe collega bij ons gestart is, is hij of zij al helemaal ondergedompeld in onze cultuur! Wij sturen deze mailtjes: 

• Bij bevestiging van voorstel: 'joepie, we kijken er al naar uit'. 
• 50 dagen op voorhand (indien van toepassing): 'nog 50 dagen en we zijn collega's' 
• Een maand op voorhand: 'oh my god, nog een maand!' . 
• Een week op voorhand: interne schrale weetjes over MaesMedia. 
• De dag op voorhand: 'niet vergeten morgen: bokes en een goei humeur!' 

De beste reactie die we al kregen? "Ik had een klein stresske om te starten gisteren, maar toen ik het mailtje kreeg, was ik helemaal gerust!". By the way: het employer branding verhaal stopt daar niet. Denk aan: verjaardag, jubileum, ... Allemaal automatiseerbaar. Kost je geen moeite, maar is wel leuk. 

5.5 Het gaat nog veeeeeeeel verder

Het is onmogelijk om hier elke automation te bespreken die we gebruiken. Daarom een lijstje van andere zaken die we automatiseerden. Je mag ons steeds een berichtje sturen over een specifieke automation, we leggen die graag uit. 

• De opstart van een marketingproject
• Het opvolgen van kennismakingsgesprekken
• Het opvolgen van offertevoorstellingen 
• Opvolging van klantenjubileums
• Opvolgen van gewonnen én verloren offertes 
• Opvolging van e-books 
• Opvolging van sollicitaties 

5.6 Facturatie van support taken 

Misschien niet echt 'marketing' automation, maar wel eentje die onze manier van werken gemakkelijk maakt: onze support tool! Bij specifieke vragen van klanten sturen we soms een inschatting. Die inschattingen maken we via deze support tool. Da's een platform dat we gemaakt hebben gekoppeld aan Teamleader. 

1. We kiezen een klant (gelinkt met Teamleader). 
2. Support haalt alle contacten op, daar kies je ook iemand uit (dan komt de mail terecht bij de juiste persoon). 
3. We duiden onze medecollega's aan die hier aan werken. 
4. De inschatting wordt aangeduid in aantal uren. 
5. De inschatting wordt verzonden naar de klant. 
6. Wanneer die goedgekeurd wordt, komt er automatisch een taak in Teamleader op naam van onze collega. 
7. Wij werken de taak af en tracken rechtstreeks op die taak. 
8. Wanneer aangeduid als afgewerkt in Teamleader, wordt de taak automatisch afgewerkt op Support. 
9. Onze administratie kan deze taken dan factureren via Support. 
10. Er wordt automatisch een factuur gemaakt van deze inschatting. 

Veel lagere communicatie- én administratiekost. En da's ook iets dat we bij andere kanten in orde brengen. Als je daar graag meer over leest, verwijzen we je graag door naar twee cases die we neergeschreven hebben: 

• Maes Vakhandel: hier hebben we een volledig geautomatiseerde webshop gemaakt. Honderdduizenden producten, complexe prijssettings, aangepaste b2b-afrekenprocessen, efficiënte afhandeling van bestellingen, ... 
• Wim Verhuur: een verhuurplatform gelinkt aan Navision. Continue wisselwerking tussen website en ERP, automatische contracten, ophalen van verbruiksproducten, vernieuwde veiligheidsvoorschriften, ... alles automatisch. 
• En lees onze blog over remarketing.