Wat is een XML bestand?
Even terug naar het begin. Als je weet wat een XML bestand is, dan kan je dit stuk gerust skippen!
Opmaak en code is de basis
Als je een tekst maakt, dan gebruik je opmaak. Kijk naar deze tekst. Alinea’s, woorden in’t vet, titels en subtitels, … We geven tekst structuur, betekenis en opmaak.
Bij websites spreken we niet over opmaak van tekst, maar van code. Hieronder zie je de opmaak van dit stuk tekst. Je ziet dat het een code is.
Gegevens die je makkelijk kan uitwisselen
XML is een afkorting en staat voor Extensible Markup Language. Als je dat vertaalt, krijg je ‘uitbreidbare opmaaktaal’. Wat wilt dat nu zeggen? In XML worden – aan de hand van codes – de structuur en betekenis van je gegevens gedefinieerd.
Je kan XML codes dus gebruiken om gegevens op te maken en deze in andere systemen te verwerken, ongeacht de hardware of besturingssysteem.
XML-bestanden verwijzen naar gegevens die geschreven zijn in zo’n extensible markup language. Deze bestanden worden gebruikt om gegevens op te slaan en te kopiëren naar andere programma’s. Je kan dus gegevens zeer makkelijk uitwisselen tussen bijvoorbeeld databases. Daarom gebruiken bedrijven graag XML-files.
Voor meer informatie verwijzen we je graag naar de website van microsoft over XML. Da’s best een lange pagina, maar die legt het goed uit.
Wat zijn de voordelen van een koppeling met XML?
Je hebt een XML document dat je wil gebruiken. Als we vrijblijvend een gokje mogen wagen, durven we zeggen dat je waarschijnlijk een hoop data hebt.
Stel dat het over producten gaat en je wil deze op je webshop hebben, dan kan dit automatisch. Dan voorzien we een XML import. Dit bespaart je dus gigantisch veel manuele input. Om nog maar te zwijgen over het updaten van je informatie. Nieuwe prijzen, nieuwe artikels, …
Het voordeel van XML zélf kon je hierboven lezen. Omwille van de eenvoud en eenduidigheid is het een zeer populaire manier om gegevens uit te wisselen.
Voorbeeld XML koppeling: Kärcher Center Maes
Onze uitdaging: webshop met XML import van Kärcher
Kärcher Center Maes is een afdeling van Maes nv met twee vestigingen gelegen in Minderhout en Kasterlee. Het is trouwens dé officiële Kärcher verdeler in de provincie Antwerpen.
Wanneer het gaat om onderhoud en herstellingen van je Kärcher toestellen, dan kun je terecht bij de werkplaats in beide vestigingen. Daar hebben ze een heel team voor je klaarstaan.
Wat Maes nv uniek maakt, is hun perfecte service, goeie kwaliteit en snelle levering. Dagelijks staan ze klaar met een team van 50 enthousiaste collega's om je verder te helpen.
XML import voor de webshop van Kärcher Center Maes
Kärcher is een Duits merk van reinigingsproducten en – machines. Hun producten worden wereldwijd verkocht en ze werken met dealers. Deze worden Kärcher Stores en Kärcher Centers genoemd.
Om onderling informatie te delen over alle producten, voorziet Kärcher een XML file aan de verschillende dealers. Zo hebben zij steeds de meest up-to-date product informatie. Denk aan:
- Productcategorieën
- Foto’s
- Beschrijvingen
- Specificaties
- Documenten
- Toebehoren
- Bijhorende reinigingsmiddelen
- …
Als je de Kärcher producten manueel op je website wilt zetten… daar ben je wel eventjes mee zoet!
Driehoeksverhouding: XML import, webshop CMS, ERP systeem
In het geval van Kärcher Center Maes hebben we een driehoeksverhouding. Er zijn drie grote factoren.
- XML: deze komt van Kärcher zelf en bevat de productdata.
- ERP: van Maes NV, met producten, voorraad, prijzen, klanten.
- Webshop: van MaesMedia, hier komt alle data samen in een e-commerce platform.
Kärcher gaat zo’n 2x per jaar een nieuwe XML doorsturen naar haar klanten. Daar is onze webshop op voorzien. Langs de andere kant krijgt onze webshop ook data door van de ERP van Maes nv. Dat is een CSV met daarin Kärcher producten, voorraden, prijzen, …
De webshop combineert de twee bestanden tot het productoverzicht zoals je het op de website ziet. Alle algemene info komt van Kärcher zelf, alles van prijzen en voorraad komt van de ERP. Die CSV wordt elke ochtend ingelezen, waardoor de prijzen en voorraden steeds up-to-date zijn.
Wanneer er een bestelling wordt geplaatst, stuurt de webshop een call naar Sendcloud en ERP. Er is dus een continue interactie tussen ERP en webshop.
Wat is Sendcloud?
Sendcloud is een manier om je transport (en de communicatie) te automatiseren. Om je een idee te geven:
- Wij zorgen voor een koppeling met Sendcloud
- Jij kan je favoriete transportfirma’s kiezen (het zijn er gigantisch veel)
- De webshop bestellingen worden sneller verwerkt: automatishe labels, verzendregels, …
- Sendcloud zorgt voor tracking-emails
- Indien nodig vergemakkelijkt Sendcloud ook je retourpolicy
Integratie Trustprofile
Linksboven zie je een score staan. Dit is de Trustprofile score. Reviews vertellen potentiële klanten of ze jouw bedrijf kunnen vertrouwen en bij jou kunnen kopen. Door een TrustProfile-account aan te maken, kun je alle ontvangen reviews van verschillende platforms op één plek verzamelen. We tonen beoordelingen uit onze eigen database en ook beoordelingsscores van externe platforms. Hier kan je bijvoorbeeld zien wat de reviews zijn voor Kärcher Center Maes.
En we sturen uiteraard ook automatische mails waarin we vragen om een review te geven.
Marketingsamenwerking
Wist je dat wij Kärcher Center Maes, en de andere merken van Maes NV, ook ondersteunen op marketinggebied? Wij maken alle flyers, folders, in store communicatie en ander drukwerk. We zorgen ook voor Shopping Ads, social media ads, Google Ads en meer. Dat doen we trouwens voor meerdere bouwbedrijven.
Hoeveel kost een website koppeling met XML?
Dit hangt uiteraard af van verschillende factoren. We stellen je daarom enkele vragen om een goed beeld te krijgen van jouw wensen en behoeften.
Één van de belangrijkste zaken is uiteraard de XML zelf. Hoe is die opgebouwd? Want daar is énorm veel verschil in.
Maar daar blijft het niet bij.
Wat moet je website of webshop kunnen?
- Wat voor kortingen wil je? Heb je staffelprijzen? Wil je kortingen geven op productniveau, klantniveau, categorieniveau?
- Welke productvarianten zijn er?
- Welke categorieën zijn er?
- Wat moet er gebeuren als iemand een bestelling plaatst?
- Hoe gebeurt de verzending?
- ...
Een XML-import vergt meer werk dan een gewone webshop, waardoor de opstartkost hoger ligt dan bij een gewone website. Maar laat je niet afschrikken, want het bespaart zoveel manueel werk dat het zichzelf relatief snel terugverdient.
Welke data heb je buiten je XML-bestand?
Houd er rekening mee dat je ERP-pakket mogelijk ook moet geüpdatet worden.
Bij webshops heb je vaak onderstaande data nodig. Komen die allemaal uit je XML bestand? Een XML-bestand is één ding, maar zoals je bij Kärcher Center Maes zag, is er wel wat meer werk nodig.
- Producten: basis info, categorieën, specificaties, documenten, afbeeldingen, prijzen, eventueel voorraad.
- Klanten: gegevens, log-ins, wachtwoord wijzigingen, …
- Order: aanmaken van contracten of bestellingen
- Transporttarieven
Hiervoor gaan we verschillende integraties bouwen, maar die zijn afhankelijk van wat je wilt. Denk bijvoorbeeld aan transporttarieven: moeten die gesynchroniseerd worden, worden die gewoon berekend adhv postcode, …?
XML koppeling: stappenplan
Stap 1: kennismaking en bespreking
Als eerste stap bij het maken van een website is het altijd belangrijk om te overleggen. Welke gegevens heb je al en wat is het doel van de website? Ben je hier nog niet helemaal uit? Geen probleem.
Wij hebben al veel koppelingen gemaakt, dus we weten meteen wat er mogelijk is en wat de ideale oplossingen zijn. Plan hier alvast een kennismakingsgesprek in. Dit gesprek is vrijblijvend, dus geen zorgen 😉
Stap 2: XML offerte op maat
Tijdens het eerste kennismakingsgesprek stellen we veel vragen, zoals je hierboven al kon lezen. We willen bijvoorbeeld meer weten over kortingen, producten en bestellingen. Hoe meer we weten, hoe beter we kunnen inschatten wat er nodig is.
En uiteraard moeten we de flow van de webshop of website gebruiken.
- Welke data komt van waar?
- Hoe ziet je XML file eruit?
- Moeten we nog ergens data halen?
- Hoe verloopt het bestelproces?
- Wat wil je automatiseren?
Hoe meer we weten, hoe beter onze inschatting kan worden. Wij denken uiteraard goed mee in deze fase en doen een voorstel op maat.
Stap 3: We maken je website met XML import
Is de offerte goedgekeurd? Dan gaan we aan de slag. Zoals gebruikelijk bij onze websites:
Onze designer bespreekt met jou wat je mooi vindt en maakt een ontwerp in de huisstijl van je onderneming. In het geval van Kärcher Center Maes moesten we ons bijvoorbeeld houden aan de stijlgids van Kärcher zelf. Dit combineerden we met foto’s die we zelf maakten.
Onze copywriter schrijft teksten voor je website.
Onze programmeurs zijn veruit het langst bezig met je website: meetings, data-analyse, uitvoering, maar vooral…
Stap 4: We gaan heel veel testen
We hebben het al eerder gezegd: we testen veel en jij moet ook mee testen. Laat ook je collega's testen.
We maken een testplatform waar je zelfs enkele klanten toegang toe kunt geven om te zien wat zij ervan vinden.
Het is wel belangrijk om te vermelden dat deze fase veel tijd kan vragen van jouw kant. We stellen veel vragen, er kunnen nog enkele zaken niet helemaal juist lopen en er moeten waarschijnlijk ook nog dingen veranderd hier en daar.
Dat is de uitdaging van zo'n koppeling: alles moet 100% juist zijn.
Stap 5: online zetten
Als alles getest is en alles werkt, dan zetten we de website online.
Stap 6: meten en bijsturen
Een website met XML import online zetten is geen eenmalige aankoop, maar een proces. Net zoals je eigen ERP-omgeving heeft ook een webapplicatie continue monitoring, uitbreiding en bijsturing nodig. Zo kunnen we je klanten de beste service blijven bieden.
Welk ERP kunnen jullie koppelen aan mijn XML bestand?
Dat hangt meer af van het ERP dan van ons. Het vereist wel wat technische kennis, maar we zullen ons best doen om het begrijpelijk uit te leggen. 😉
Om ERP-systemen zoals bijvoorbeeld Business Central te koppelen, maak je gebruik van zogenaamde 'API's'. Deze API's worden geschreven in een bepaald protocol, dat een manier van gegevensnotatie bepaalt. Soms is dat JSON, soms is dat SOAP.
Welk protocol er gebruikt wordt, hangt af van je IT-partner die verantwoordelijk is voor de koppeling tussen de website en het ERP-systeem.
Bij ons zijn API-koppelingen dagelijkse kost, dus we werken voortdurend met JSON en SOAP. Of we nu koppelen met Teamleader, Business Central, Carflow, Staatsbladmonitor of een ander ERP-systeem, de werkwijze is altijd hetzelfde.
Er moet simpelweg een mogelijkheid zijn om te koppelen. Weet je niet zeker of deze mogelijkheid bestaat? Neem dan contact met ons op en we zoeken het graag voor je uit.
