Wat is Exact Online?
Exact Online is een cloudgebaseerd (je gebruikt het dus via je browser) ERP-systeem dat veel KMO’s gebruiken. Exact Online is modulair opgebouwd, dus je kiest zelf welke modules je wil. Zo is er onder andere:
- Boekhouden: crm, bankkoppelingen, facturatie…
- Handel: orderbeheer, contacten, voorraad…
- Productie: berekening, planning, productie…
- Accountancy: boekhboudbeheer
- Uren en facturen: tijdregistratie, crm, facturatie…
- Project management: projectbeheer, analyses…
- Bouw: projectadministratie, projectbeheer, boekhouding…
Als jouw bedrijf werkt met Exact Online, zit er al heel wat waardevolle data in dat systeem. Door die data te koppelen aan je website of webshop, open je de deur naar een efficiënter én slimmer bedrijfsproces.
Een koppeling tussen website en Exact Online: wat is dat?
Een integratie met Exact Online zorgt ervoor dat je webshop of website rechtstreeks praat met je ERP-systeem. Geen copy-paste meer tussen systemen. De data stroomt automatisch:
- Nieuwe bestellingen worden direct als order of factuur geregistreerd in Exact.
- Klantinfo wordt automatisch gesynchroniseerd.
- Productvoorraad wordt up-to-date gehouden.
- Kortingen, btw-regels en staffels worden correct overgenomen.
En het mooiste: je hoeft zelf niets meer over te typen. Minder fouten, meer tijd.
Praktisch voorbeeld:
Een verhuurbedrijf heeft een online catalogus. Klanten reserveren materiaal online. Dankzij de koppeling:
- zien ze onmiddellijk de beschikbaarheid,
- worden bestellingen als order in Exact gezet,
- ontvangt de klant meteen een bevestiging én factuur,
- en ziet het team meteen wat wanneer verhuurd is.
Dat bespaart heel wat telefoontjes, foutjes en tijd.
De voordelen van een koppeling met je website
1. Geen repetitieve taken meer
Veel ondernemers verliezen dagelijks tijd aan repetitief werk. Een koppeling zorgt voor automatisatie van bestel- en facturatieprocessen.
2. Correcte en actuele info
Geen overtypfouten meer bij facturen of bestellingen. Je systeem doet het werk, jij houdt het overzicht.
3. Klaar voor verdere groei
Een goede basis maakt uitbreiding makkelijk: denk aan marketing automation, B2B klantportalen of abonnementen.
4. Minder werk voor jou
Laat je webshop het werk doen. Jij houdt overzicht, je team werkt efficiënter.
Uitdagingen bij een Exact Online integratie: data
Één van de belangrijkste zaken bij een koppeling is de data. Vanwaar komt die? Daar komen we later in deze blog ook nog op terug, maar er zijn wel enkele zaken die je al moet weten.
Belangrijke sidenote: dit is de situatie in 2025. Wanneer we hier wijzigingen zien, proberen we dit te updaten.
Slechts één foto per item
In Exact Online kan je maar één foto per artikel bijhouden. Op een webshop (of een website in’t algemeen) heb je er liefst meerdere.
De oplossing? Wij voorzien dat je in de website zelf foto’s kan toevoegen. Deze komen dan niét in je Exact Online te staan, maar je klanten zien het wél op de website.
Geen ongelimiteerde velden
Bij geautomatiseerde websites heb je vaak veel functies. Denk aan:
- Uitgebreide categorisatie (4 niveaus)
- Levertermijn
- Synoniemen
- Merknaam
- Blacklist voor klanten
- Meerdere foto’s
- Bijhorende PDF’s
- …
Dit zijn vaak vele custom datavelden in een ERP. Maar opnieuw: da’s niet standaard in Exact Online. In Exact Online heb je tien extra velden waar je custom iets mee kan doen.
De oplossing? Met die tien velden kunnen we al héél veel oplossen, maar dan moeten we op voorhand wel goed nadenken welke data je allemaal op de website wilt. Door hier slim mee te werken, kunnen we zelfs een hele complexe categorisatie uit Exact Online ophalen.
Gelimiteerde API-calls
We willen deze blog ook niet té technisch maken, maar er is in Exact Online een beperking in het aantal data dat je kan ophalen per dag. Stél dat je een webshop hebt met tienduizenden artikelen. Je hebt meerdere type klanten (A, B, C) met verschillende prijzen. Je stock roteert ook frequent.
Je klant logt in op je webshop. Op die moment halen we van elke product de actuele prijzen en voorraad op. Dat zijn dus duizenden API-calls die we tegelijkertijd moeten doen, voor elke keer dat er een klant aanmeldt.
Dat gaat niet bij Exact Online. Er staat een limiet op het aantal calls per dag.
De oplossing? Slim programmeren. Daar zorgen wij voor. En dan moeten we eens bekijken hoe we dat met de voorraad aanpakken, maar daar zijn ook trucjes voor.
Waarom voor MaesMedia kiezen?
We zijn geen doorsnee webbureau. Wij denken mee als externe marketingpartner van je bedrijf.
Wij kennen exact Online
Onze developers hebben ervaring met de API van Exact Online én weten hoe je een webshop bouwt die ermee praat.
Wij denken verder dan de site
Van webdesign tot koppeling, van advertenties tot retargeting: alles onder één dak. Zo kunnen we sneller schakelen en slimmer optimaliseren. Van webdesign en ERP-integratie tot advertising en social media: alles onder één dak.
Geen gedoe met contracten, wel transparantie, flexibiliteit en resultaat. Bij MaesMedia werk je samen met een team dat je onderneming begrijpt en actief meedenkt. Wij wachten niet op jouw input, we komen zelf met ideeën.
Wij kennen je sector
We kennen de werking van een KMO in de Kempen. En we spreken jouw taal: geen buzzwords, wel oplossingen.
Wat kost een integratie met Exact Online?
Een slimme vraag. Want elk project is anders, en dat geldt ook voor de prijs. Dit hangt uiteraard af van je wensen en de complexiteit van je processen. Maar transparantie staat bij ons voorop.
Wat bepaalt de prijs?
- Gebruik je standaardmodules of is er maatwerk nodig?
- Hoe complex zijn je prijsregels, verzendopties of klantgroepen?
- Moet je bestaande data opgeschoond of overgezet worden?
Er is dus geen standaardprijs voor. Laat ons even kennismaken en jouw project bespreken. Daarna maken wij vrijblijvend een offerte op maat.
En na de koppeling? Online marketing die werkt
Je systeem werkt. Alles loopt automatisch. En dan? Dan begint het pas.
Bij MaesMedia zorgen we ervoor dat je website ook bezoekers aantrekt én converteert. Dankzij:
- Slimme Google Ads campagnes
- Facebook en Instagram advertising
- Retargeting op webshopbezoekers
- E-mailflows op basis van klantgedrag in Exact
Alles afgestemd op jouw aanbod, jouw klanten, jouw regio.
