Efficiënter werken dankzij digitalisatie: 10 tips voor KMO’s

Tip 1: vertrek niet vanuit een tool, maar een doel 

De grootste fout die KMO’s maken bij digitalisatie is dat ze eerst naar tools en software kijken, zonder duidelijk te weten wat ze willen bereiken. Je zal uiteraard wel tools en software nodig hebben, maar je moet eerst twee vragen oplossen.

1. Welk huidig “probleem” wil ik oplossen?
2. Wat zijn mijn doelstellingen?

Die laatste vraag is op zich weer op te delen in meerdere kleinere vragen. Wil je

• Tijd besparen?
• Bedrijfsprocessen automatiseren?
• Eenvoudiger verkopen?
• Makkelijker factureren?
• Communicatie tussen afdelingen verbeteren?
•  …  

Zodra je dat weet, kun je de juiste digitale oplossingen kiezen. En dat brengt ons bij stap 2.

Tip 2: implementeer een ERP-systeem

De meeste KMO’s werken ondertussen al wel met een ERP, maar is die 100% toegespitst op jouw bedrijfsvoering?

Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) integreert verschillende bedrijfsprocessen zoals voorraadbeheer, facturatie en orderverwerking in één platform.

Hoe het niét moet

We zien bij sommige KMO’s nog dat verschillende systemen gebruikt worden. Eentje voor voorraadbeheer, nog een ander systeem voor facturatie (soms zelfs nog Excel), … Dit leidt tot inefficiëntie, omdat gegevens handmatig overgezet moeten worden van het ene naar het andere systeem, wat foutgevoelig en tijdrovend is.

Voorraadbeheer is vaak ook nog handmatig. Als je nog met pen en papier werkt, moet je dringend op zoek naar een ERP-systeem dat bij jou past. Hier zit te veel foutenmarge op. Handmatige controle, da’s oké. Dat moet je af en toe doen. Maar handmatig je voorraad bijhouden? Da’s een no go.

Welk ERP-systeem moet ik kiezen?

Da’s een hele goeie vraag die we meteen gaan counteren met diezelfde vragen uit onze eerste tip:

• Welke huidige problemen wil je oplossen?
•  Wat zijn je doelstellingen?

Aan de hand van die antwoorden kan je gaan zoeken naar een systeem dat bij jouw KMO past.

Wij hebben in onze +10 jaar ervaring al vaak ERP-systemen gekoppeld aan websites, dus we zijn er al enkele tegengekomen. We zijn géén ERP-leverancier, maar kennen wel een beetje de mogelijkheden en kunnen je altijd op weg helpen. Vanuit je ERP zijn er namelijk veel mogelijkheden, zoals één van de belangrijkste B2B en B2C kanalen qua omzet…

Tip 3: verkoop digitaal

Digitaal verkopen is de toekomst, dat zal je ook al wel gezien hebben. Heb jij al een klantenportaal of een e-commerce omgeving?

E-commerce groeit wereldwijd, maar slechts 28% van de Belgische KMO's heeft een webwinkel. In 2022 bedroeg de omzet via e-commerce al 17% van de totale omzet. Deze cijfers komen uit e-commerce statistieken van de Belgische overheid. 

We zagen het in het verleden wel vaker: KMO’s die een webshop én een ERP-systeem hebben, maar ze laten deze systemen niet met elkaar communiceren. Dit leidt tot fouten in orderverwerking, voorraadbeheer en facturatie. Hier valt énorm veel te winnen.

Ontdek meer over e-commerce

Waarom je echt je ERP moet integreren

Stel je voor dat je een bestelling binnenkrijgt via je webshop: als je ERP-systeem niet gekoppeld is, moet je de bestelling handmatig invoeren in je voorraad- en facturatiesystemen.

Dit kost niet alleen extra tijd, maar verhoogt ook de kans op fouten, zoals het verkopen van producten die niet op voorraad zijn. Door je webshop te koppelen aan je ERP-systeem, worden deze processen automatisch uitgevoerd, wat leidt tot minder fouten en meer efficiëntie.

Ontdek meer over erp-integratie

Automatisatie gaat nog verder dan dat bij e-commerce

Je kan alles automatiseren bij je e-commerce. Denk aan:

• Automatische verzendingen en retours
• Automatisch reviews verzamelen (wist je dat je met reviews je klanten kan beïnvloeden?)
• Automatisch klantspecifieke prijzen tonen
• Automatisch klanten registreren aan de hand van officiële online gegevens
• Automatisch track & trace weergeven
• …

Ontdek de mogelijkheden

Voorbeeld: Tuinmachinecenter (e-commerce automatisatie)

Tuinmachinecenter (concept van Maes nv) is een volledig geautomatiseerd en meertalig e-commerce platform. Het is een webshop die uitsluitend STIHL-producten verkoopt. Denk bijvoorbeeld aan: 

• Automatische productimport vanuit het ERP (live data, up-to-date pricing, ...) 
• Aanvulling met data van STIHL zelf (via XML import) 
• Orderverwerking die gestuurd wordt naar het ERP 
• Bestellingsadministratie via Sendcloud 
• ... 

Ontdek de case hier 

Tip 4: automatiseer repetitieve taken

Kijk eens naar je KMO en kijk wat er efficiënter kan. Of automatisch. De meeste taken kan je automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan:

• Productieplanning
• Kilometerregistratie
• Administratie en facturatie
• E-learning
• Voorraadbeheer
• Documentbeheer
• …

Al deze toepassingen kan je in een webapplicatie gieten. Bekijk webapplicaties als software die je via je browser gebruikt. Je collega’s kunnen dus zelfs van thuis uit aan de software. Wist je dat wij webapplicaties op maat maken van klanten?

Eigen voorbeeld: automatische facturatie en administratie van klantenopvolging

Wij gebruiken Teamleader als ERP-systeem. Facturatie is daarop voorzien, maar sommige functies kunnen, volgens ons, nog iets beter. En vaak moeten we kleinere tot grotere opdrachten inschatten. Dit alles goten wij in wat wij ons 'support' systeem heten. Het is een soort van ticketing systeem dat alles automatiseert: 

1. Vanuit Teamleader halen we bedrijven en contacten op 
2. We sturen een inschatting 
3. Klant kan die goed- of afkeuren 
4. Automatische opvolgmails indien we niet meteen antwoord krijgen 
5. Bij goedkeuring wordt er een taak gemaakt in Teamleader op naam van onze collega
6. Onze collega kan op deze taak timetracken 
7. Wanneer onze collega klaar is, kan hij de taak als klaar markeren 
8. Deze wordt dan in onze support tool afgesloten 
9. De klant krijgt hier ook een melding van 
10. Vanuit de support tool kunnen wij een factuur generen in Teamleader 

Bovendien biedt de support tool ook nog tal van statistieken, zoals slaagpercentage van opdrachten, aantal projecten binnen budget afgewerkt, gemiddeld aantal dagen tot een project is afgewerkt, ... Dit geeft je dan ook weer een hoop data die je kan omzetten in KPI's. 

Voorbeeld: WV QR-opzoekingen

Wim Verhuur ambieert het beste verhuurbedrijf van België te worden, en ze zijn alvast goed op weg. Hun laatste nieuwe uitbreiding is een leuke koppeling met hun ERP-systeem. 

Op elke machine die ze verhuren plakt een QR-code en een productcode. Als je die scant, kan je meteen allerlei info terugvinden. Denk aan: 

• algemene info
• keuringsverslagen 
• indienststellingsattesten 
• specificaties
• huurprijzen
• handleidingen
• ... 

Alle info die je hiermee ophaalt, komt rechtstreeks uit de ERP! Probeer de QR-code scanner van Wim Verhuur zeker zelf eens, maar dan moet je eerst even iets huren. 😉

Tip 5: gebruik AI (verantwoord)

AI. Het grootste buzzword van de laatste jaren. Als je ’t ons vraagt, wordt het zelfs iets té vaak gebruikt. Veelal gaat het om een simpele automation die verkocht wordt als AI. Maar soit, dat zijn andere discussies!

Kunstmatige intelligentie (AI) is niet alleen iets voor grote bedrijven. AI-gedreven tools kunnen ook voor KMO’s waardevol zijn.

Toepassingen met AI

Uiteraard moet je hier eerst opnieuw kijken naar mogelijke problemen en wat je eigenlijk wilt bereiken. Er zijn AI-tools voor – bijna – alles. Hieronder enkele tools die wij wel ‘ns gebruiken:

Er zijn AI-tools die je meetings transcriberen, je planning maken, je powerpoint presentatie van A tot Z maken, je project management beheren, …

Dus kijk wat er online te vinden is. Maar: vergeet nooit de menselijke touch. En kijk alles na voor je iets doorstuurt.

Omarm AI. Gebruik het. Maar pas niet alles zomaar klakkeloos toe.

Voorbeeld: E-commerce met ERP- en AI-integratie (Marlimat)

Marlimat is een groothandel die zich richt op scholen en kantoren. Wij maakten voor hen een geautomatiseerd bestelplatform mét ChatGPT integratie. Het werkt een beetje op dezelfde manier als de case van Tuinmachinecenter hierboven, maar dan met een AI-uitbreiding. 

Lees de case hier 

Tip 6: digitaliseer je customer service

Moest je toevallig onze voorgaande tips al toegepast hebben, dan gaat dit een belangrijke voor je zijn. Stel, je hebt ondertussen een e-commerce omgeving gekoppeld aan je ERP:

• Klanten bestellen eenvoudig,
• De prijzen zijn altijd up-to-date,
• Facturatie is automatisch,
• Voorraad is automatisch,
• Spaarpunten tellen automatisch,
• Orderverwerking is automatisch,
• Verzending is automatisch via vb Sendcloud,
• Reviews worden automatisch verzameld,
• …

Dan is de volgende stap: je customer service digitaliseren. Dat gaat bij je klantendienst ook serieus wat frustraties besparen. Je kan heel veel customer service vragen vermijden, waaronder de bekendste: “waar blijft mijn pakketje?”. Hier schreven we al een aparte blog over.

Zo digitaliseer je je klantendienst

Tip 7: werk slimmer samen (projectmanagement)

In veel KMO’s ontstaat inefficiëntie doordat projecten niet goed gemanaged worden. Teamleden werken langs elkaar heen, taken worden dubbel uitgevoerd en deadlines worden gemist.

Projectmanagementtools zoals Asana, Trello of Microsoft Planner helpen je om taken, deadlines en verantwoordelijkheden duidelijk te verdelen. Hierdoor kunnen teams beter samenwerken en worden projecten efficiënter uitgevoerd.

Bonus: het gaat verder dan project management

Hoe zorg je voor een slimme communicatie binnen je Team? Gebruik bijvoorbeeld chatplatforms zoals Microsoft Teams zodat elk van je collega’s vanop eender welke locatie kan communiceren en vergaderen met elkaar.

Dit zou je op zijn beurt dan weer kunnen uitbreiden met Onedrive. Daardoor kan je op eender welke locatie dan weer aan elk bestand op de server.

Dit is nu toevallig hoe wij het bij MaesMedia doen, maar luister zeker eens bij je IT-partner wat zij jou kunnen aanbieden. Heb jij nog geen IT-partner? Laat dat dan een bonustip zijn van ons: zoek een goeie IT-partner. Want dan zijn er op intern IT-vlak waarschijnlijk ook nog meerdere quick fixes mogelijk.

Webapplicatie op maat: voorbeeld Marketingplanning 

Wij gebruiken zelf ook Asana om sommige taken op te volgen. Maar we vonden eigenlijk geen echte oplossing die 100% bij ons paste. Dus, you guessed it: we maakten een eigen webapplicatie “Marketingplanning”. 

Marketingplanning kunnen we niét helemaal toelichten vanwege twee redenen: 

1. Het is nog niet helemaal af (maar wel zo goed als) 
2. Het is een superzot project dat onze marketingcommunicatie met klanten naar het volgende niveau brengt, dus we willen ook niet al onze geheimen blootleggen 

Maar, om je een idee te geven: 

• Integratie met Teamleader 
• Automatische facturatie
• Social media kalender
• Marketingkalender 
• Budgetoverzicht
• ... 

Tip 8: focus op je kernactiviteit 

Wat je zelf doet, doe je beter. Da’s een leuze waar een pak waarheid in zit. Maar, je kan niet alles zelf. Er bestaan firma’s die jouw dagelijkse taken uit handen kunnen nemen.

Het outsourcen van niet-kernactiviteiten zoals IT-ondersteuning, boekhouding of HR kan je enorm veel tijd besparen. Door deze taken uit te besteden aan gespecialiseerde partners, kun jij je volledig richten op de kernactiviteiten van je bedrijf. Je zal zien dat dit wonderen doet voor je groei.

MaesMedia kan bijvoorbeeld je online marketing en websitebeheer uit handen nemen, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf.

Ontdek onze tevreden klanten

Voorbeeld: JB Groep

JB Construct maakt sinds 2001 kleine tot zeer grote betonconstructies voor bedrijven en particulieren. Nu zijn ze uitgegroeid tot één van de sterkste spelers op de betonmarkt. Naargelang het cliënteel groeide, groeide ook het aanbod van JB Construct. JB groep bestaat uit momenteel uit meerdere bedrijven: 

• JMC Containers
• JB Betonstaal 
• JB Betonbouw
• JB Plates 

Voor de volledige uitwerking van marketing en webdesign rekenden ze onze steun. 

Lees de case hier 

Tip 9: betrek je collega’s

MaesMedia doet aan zelfsturing. Dat wilt zeggen dat het niet enkel het management beslissingen neemt, maar dat we effectief elke collega op hetzelfde niveau zetten. Besluiten worden genomen door het team.

Je collega’s, die al jarenlange ervaring hebben, zullen waarschijnlijk wel enkele goeie ideeën hebben. Wij werken zelf met een tweewekelijkse “LEAN” meeting waarin we onderstaande zaken bekijken:

• Hoe kunnen we het morgen beter doen dan vandaag?
• Hoe kunnen we onze klanten beter van dienst zijn?
• Hoe kunnen we een nog beter marketingteam zijn? 

Op’t einde van het jaar heb je een hoop kleinere en grotere puntjes afgewerkt die een serieuze impact hebben op het bedrijf.

Ontdek meer over LEAN-denken

Tip 10: automatiseer je sales en marketing

Hoe ziet jouw verkooptraject er uit? Afhankelijk van je sector en je aanbod, kan dit serieus variëren. De kans is groot dat jij wel wat inspanningen doet om het aantal touchpoints zo hoog mogelijk te houden.

Ook dit is iets dat je kan automatiseren. Veel KMO’s besteden onnodig veel tijd aan handmatige marketinginspanningen, zoals het opstellen van e-mails. Marketingautomatisering kan dit proces stroomlijnen.

Waarom zou je alles zelf opvolgen, terwijl het automatisch kan?

Ontdek hoe wij dit doen