Hoe verbeter je je sollicitatieproces?

Wat zijn de fases in het sollicitatieproces?

We onderscheiden vijf grote fases in het sollicitatieproces. Verder in deze blog leggen we ze één voor één grondig uit mét voorbeelden.

Aantrekking: Trek geschikte kandidaten aan door het communiceren van een unieke employee value proposition, aantrekkelijke vacaturepagina’s en boeiende content op je social media. Hierbij draait alles om je employer branding.

Selectie: Overtuig potentiële kandidaten ervan dat je een goeie werkgever bent. Bied duidelijkheid over je sollicitatieprocedure.

Onboarding: Creëer een warm welkom voor nieuwe medewerkers. Denk aan een vlotte informatie voorziening, opleidingen, peter/meter systemen, …

Engagement/ ontwikkeling: Medewerkers betrekken en motiveren d.m.v. training, persoonlijke groei, teambuildings, betrokkenheid bij beslissingen, …

Vertrek: Het respectvol en professioneel afhandelen van het vertrek van medewerkers, met aandacht voor exitgesprekken, het verzamelen van feedback en het organiseren van afscheidsbijeenkomsten om waardering uit te spreken en mogelijke toekomstige samenwerkingen positief te beïnvloeden.

Er zullen HR-experts zijn die vinden dat dit niet juist is, maar qua marketingacties kan je het in grote lijnen wel opdelen in deze blokken. Dat zijn ook de vijf fases die we dieper gaan behandelen in deze blogpost. Bij elk van deze fases geven we meer uitleg over de verschillende marketingacties die je kan ondernemen. 

Belangrijk: deze zijn niét voor elk bedrijf of elke markt van toepassing. Je moet zelf een beetje aanvoelen wat wel of niet kan. Of je bespreekt het met onze experts. 

Sollicatieproces fase 1: aantrekking

De eerste fase van het sollicitatieproces is aantrekking. In deze fase is het doel om potentiële kandidaten aan te trekken en hun interesse te wekken voor jouw organisatie en de openstaande functie(s).

Het gaat erom dat je de aandacht van geschikte kandidaten trekt en hen stimuleert om te solliciteren.

Het start met je employee value proposition

Er is een overvloed aan vacatures, en er is te weinig volk om deze in te vullen. Alles start dus bij de simpele vraag: waarom moet iemand bij jou komen werken? En laat het antwoord niet zijn:

• Wij zijn een jong en dynamisch bedrijf
• Hier is een familiale sfeer
• We hebben de beste machines
• Een pintje op vrijdag
• …

Dat zijn allemaal leuke redenen, maar geen reden om van werkgever te veranderen. Je weet waarschijnlijk wat een USP is, maar weet je ook wat een EVP is? 
De unieke reden waarom iemand bij jou komt solliciteren. 

En die moet je goed kunnen communiceren én in je vacaturetekst vermelden. Maar je moet eerst weten wat je EVP is. Een voorbeeld. 

Voorbeeld employee value proposition van Elboka 

Ik: “Waarom moeten mensen hier komen werken?”
Elboka (persoon 1): “Wij zijn een familiaal bedrijf. De beste machines. We besteden ook veel aandacht aan die machines. Toffe sfeer.”
Ik: “Oké, dat kan ik vermelden. Maar dat is geen reden om HIER te komen werken. Dit zegt élk bouwbedrijf. Waarom moeten ze HIER komen werken? Wat is er HIER beter?”
Elboka (persoon 1): “We vragen het eens aan de collega’s wat zij hier het beste vinden.”

Elboka (persoon 2): “Wat ik hier serieus apprecieer, is dat je meteen een kans krijgt. Bij elk ander bedrijf in grondwerken moet je altijd eerst letterlijk schuppen met de hand. Minstens een jaar. Daarna kan je doorgroeien en krijg je een minigraver. Hoe beter je presteert, hoe groter je machine. Hier start je sowieso in een minigraver. Dat is veel leuker en die eerste jaren schuppen, da’s echt niet plezant.”
Ik: “Kijk, daar zijn we iets mee. Dat is écht uniek.”

Elboka (persoon 3): “Ik heb ook een goeie. Iedereen kan van thuis uit vertrekken met zijn Elboka camionette. Bij vele bouwbedrijven is er iemand die met een busje iedereen één voor één gaat oppikken en thuis afzetten. Als jij de laatste bent die wordt afgezet, ben je echt laat thuis.”
Ik: “Je krijgt dus een eigen graafmachine én een eigen camionette?”
Elboka (persoon 1): “Ja, dat klopt.”
Ik: “Voila, dat zijn twee prachtige voorbeelden van échte en unieke redenen waarom iemand hier moet komen werken.” 

Dus, wat zetten we op de vacaturepagina van Elboka? Inderdaad. 

Website tips (fase: aantrekking) 

Je website is niet alleen je belangrijkste verkoopplaats, maar ook je belangrijkste plaats om sollicitanten te werven. De tijd dat je vacatures aanmeldde op de website van de VDAB en er via die manier kandidaten binnen kwamen, is voorbij.

Staat op je homepage duidelijk vermeld dat er vacatures zijn? Zet bijvoorbeeld een duidelijk cijfer naast de vacatures in de menu.

Bied een virtuele rondleiding aan van je kantoor aan je potentiële collega’s. Je kan zelfs, zoals bij dit voorbeeld van Paul Claessen, laten zien wie je collega’s zullen worden én wat ze doen.

Overzichtspagina van je vacatures

Maak een aantrekkelijke overzichtspagina voor je potentiële collega’s. Toon aan waarom ze hier moeten komen werken, laat collega’s aan het woord en toon meteen welke jobs er zijn.

Voor grote firma’s: werk met filters waarbij mensen makkelijk kunnen filteren op locatie, jobdomein en meer.

En gebruik zeker eigen foto’s. Je ziet het meteen wanneer men stockfoto’s gebruikt.

De vuistregel: toon waarom iemand bij jou moet komen werken, en laat het een unieke reden zijn. Geen ‘jong en dynamisch team’ of ‘familiale sfeer’ als USP’s aanhalen. Zoals het voorbeeld hierboven van Elboka. 

Vacaturepagina

Eigenlijk geldt hier hetzelfde als op de pagina met het overzicht van je vacatures.

• Toon waarom iemand hier moet komen werken
• Start ook met die lijst, schrijf daarna pas de vacaturetekst uit. Als je solliciteert voor 'metser', weet je wel wat die job inhoudt. Dus je moet meteen starten met jouw EVP. 
• Schrijf niet enkel must-haves, maar ook nice-to-haves

Om over na te denken. Het profiel dat je zoekt, is daar echt een motivatiebrief voor nodig? Hoe minder je moet invullen, hoe sneller de sollicitatie gebeurt. Denk maar aan een technieker die via social media je vacature tegenkomt. Op zijn gsm staat geen CV of motivatiebrief.

Nog enkele zaken waar je pagina aan moet voldoen:

• Schema.org implementatie voor job postings
• Maak een leuke bedankpagina: “je hebt de juiste keuze gemaakt!
• Schrijf geen saaie standaard bevestigingsmail

Social media tips (fase: aantrekking) 

Werk aan je employer branding. Haal leuke interne zaken aan.

• Doe je teambuildings? Post een foto.
• Heeft er iemand taart gemaakt? Post een foto.
• Is de Kerstman geweest? Post een foto.

… Je snapt het wel. Maar post dus niet enkel vacatures op je profiel.

Promoot testimonials van medewerkers die vertellen over hun positieve ervaringen bij je bedrijf.

Zet je collega’s in de kijker, ze verdienen het. Hierdoor worden ze ook online meer betrokken. Dit kan zowel met foto’s als met video’s zijn.

Als het sneller moet gaan, dan werk je best met gerichte campagnes. Afhankelijk van je doelgroep, je bedrijf en je vacature ga je andere social media moeten gebruiken met een andere insteek. Gelukkig hebben wij hier experts in.

Interne ideeën 

Je kan werken met een bonussysteem voor het aanbrengen van nieuwe collega’s. Deze bonus gaat dan naar de collega die iemand tipt, niet diegene die start.
Maar zo'n bonussysteem, mja, da's altijd een beetje dubbel. We laten het aan jou over of je het wilt introduceren of niet. Laat echter nooit de bonus de reden zijn waarom iemand start. 

Vraag aan je collega’s om reviews te geven op Google en een tekstje erbij te zetten.

Sollicatieproces fase 2: selectie

Stap één is gelukt: je hebt een sollicitatie ontvangen. Nu is het kwestie van te overtuigen. Niet alleen dat jij een goeie werkgever bent, maar ook dat de kandidaat een goeie medewerker zou zijn.

In deze blog focussen we ons uiteraard enkel op dat eerste. 

Website

Toon je sollicitatieprocedure, dan weten mensen waar ze zich aan moeten verwachten.

1. Kennismaking
2. Feedbackronde
3. Voorstel
4. ???

Mensen houden enorm van duidelijkheid. Als je een vaste flow hebt, laat die dan ook weten. En let er ook op dat die flow niet té lang duurt, want anders ben je misschien een goeie collega kwijt.

Marketing

Je kan een mail automation instellen. De eerste mail moet al een bevestiging zijn dat je een goeie keuze gemaakt hebt. In deze mail kan je ook bovenstaande sollicitatieprocedure beschrijven. Je kan ook een tweede mail sturen met een video met enkele tevreden collega’s die aanhalen hoe het is om bij jou te werken.

Interne communicatie

Hoe verloopt je sollicitatieproces trouwens? Is het één vragenvuur naar de kandidaat, of haal jij ook de voordelen aan van werken bij je bedrijf? Bij MaesMedia starten we altijd met een korte voorstelling van onszelf en hoe het is om hier te werken. Je kan hier een powerpoint voor gebruiken, of je website (als die daarop voorzien is). Dit doel is tweeledig:

1. Kandidaten zijn op hun gemak
2. Ze worden overtuigd van ons voordeel

Geef iets mee met de kandidaat. Zo maakten we voor Tormans een brochure over ‘Werken bij Tormans’ met alle voordelen en referenties. Zo’n boekjes laat je zien aan je partner of belangrijke personen, die er allemaal positief op reageren.

Sollicatieproces fase 3: onboarding

Proficiat! Doe de fles champagne maar open, want er is een match. Jij blij, de kandidaat blij, iedereen blij. Nu is het kwestie om de onboarding zo vlot mogelijk te doen verlopen.

Denk aan goeie informatie geven, zorgen dat hij zich welkom voelt, een goeie eerste indruk creëren, trainen, …

Marketing automation

Stel een mail flow op. Dit is bijvoorbeeld de marketing automation van MaesMedia:

• Dag van bevestiging: “Ik ben blij dat gij in mijn team zit.”
• 50 dagen: “Dat zijn nog maar 4,3 miljoen seconden!”
• 30 dagen voor start: “We kijken er enorm naar uit je te leren kennen.”
• 7 dagen voor start: “Enkele weetjes over MaesMedia”
• 1 dag voor start: “Goeiemorgen, morgen! Vergeet je bokes niet.”
• …
• Of dat allemaal effect heeft? Ja, hoor!

Intern

Maak een buddy systeem voor het opvolgen van nieuwe collega’s. Of een peter/meter systeem.

Sollicatieproces fase 4: ontwikkelen & engageren

Na de onboardingfase begint het proces van engagement en ontwikkeling. In deze fase is het essentieel om de medewerkers te betrekken en te motiveren, zodat ze zich gewaardeerd voelen en optimaal kunnen presteren. Hierbij speelt persoonlijke groei, training en ontwikkeling een belangrijke rol.

Website

Vraag je medewerker na een tijdje of hij/zij op de website wil komen als ambassadeur. Eventueel als referentie bij een vacature? Dit kan ook met video gedaan worden. 

Social media

Deel foto’s van collega’s die starten, verjaardag vieren, … maar deel ook successen van je medewerkers.

Maak een rubriek ‘collega van de maand’ en zie wat het geeft.

Interne ideeën  

Organiseer teambuildings om de betrokkenheid van je collega’s te bevorderen.

Zet de verjaardag van alle collega's in een gemeenschappelijke agenda. Dan weten ze wanneer ze elkaar moeten feliciteren.

Betrek je medewerkers bij je beslissingen en houd ze op de hoogte van wat er gaande is. Wij houden bij MaesMedia bijvoorbeeld een LEAN-meeting.

Sollicatieproces fase 5: exit

De laatste fase van het sollicitatieproces is het vertrek van een medewerker. Het kan gaan om vrijwillig vertrek of om gedwongen vertrek. Het is van cruciaal belang om deze fase op een respectvolle en professionele manier af te handelen om de reputatie van het bedrijf te behouden en mogelijke toekomstige samenwerkingen positief te beïnvloeden.

Marketing automation

Stuur een verjaardagskaartje. Blijf dit niet jaarlijks doen, misschien enkel de eerste twee jaar. Je kan dit ook automatiseren met een mail.

Interne ideeën

Houd exitgesprekken om feedback en inzichten te verzamelen en verbeterpunten te identificeren.

Organiseer een afscheidsbijeenkomst om vertrekkende werknemers te bedanken en hun bijdragen te erkennen. Dit kan uiteraard niet bij elk bedrijf of bij elke exit. 

Samenvatting en conclusie: zo verbeter je je sollicitatieproces 

Wil jij graag gewoon de korte versie van deze blogpost? Die vind je hieronder!

• Versterk je employer branding, creëer boeiende vacaturepagina's en overtuig potentiële kandidaten van jouw bedrijfscultuur.
• Zorg voor een duidelijke en aantrekkelijke communicatie gedurende het hele proces.
• Maak gebruik van data en feedback om continu te verbeteren.
• Bied een gestroomlijnde en gebruiksvriendelijke sollicitatie-ervaring aan.
• Investeer in training en ontwikkeling van je wervingsmedewerkers.
• Zorg voor een positieve en persoonlijke candidate experience.
• En vergeet niet de follow-up en feedback te geven aan alle kandidaten.